Wer einen Eigenbeleg braucht, hat im Kern vier Möglichkeiten: ein eigenes Dokument in Word oder Excel bauen, eine fertige Vorlage herunterladen, einen Online-Generator im Browser ausfüllen – oder einen Chat-Dienst nutzen, der die Daten aus einem Belegfoto übernimmt. Dieser Vergleich zeigt sachlich, was die einzelnen Optionen leisten, wo ihre Grenzen liegen und welches Werkzeug zu welchem Fall passt.
Aktualisiert: Juni 2026
Transparenz: Diese Seite stammt von Belegomat. Wir vergleichen so fair wie möglich – inklusive der Fälle, in denen andere Lösungen besser passen als unsere. Belegomat ist ein Chat-Dienst, der aus einem Foto eines Restaurantbelegs einen steuerlich strukturierten Ersatz-Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg) als PDF erstellt.
Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Ersatz für einen fehlenden Originalbeleg. Welche Pflichtangaben in einen Eigenbeleg gehören, ist rechtlich vorgegeben – das Werkzeug, mit dem du ihn erstellst, dagegen nicht. In der Praxis haben sich vier Wege etabliert:
Daneben gibt es klassische Spesentools (z. B. Circula oder Expensify). Sie sind Abo-Systeme für laufende Spesenprozesse in Teams – für den einzelnen fehlenden Beleg sind sie nicht gedacht und tauchen deshalb in der Tabelle unten nicht auf.
| Option | Typ | Bewirtungs-Pflichtangaben (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) abgedeckt? | Datenübernahme per Foto (OCR) | Geführte Vollständigkeits-Abfrage | Preis | Account nötig |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Word/Excel (selbst erstellt) | Eigenes Dokument | Nur, wenn du sie selbst kennst und einträgst | Nein | Nein | Kostenlos (vorhandene Software) | Nein |
| Lexware-Vorlage | Vorlage zum Download (Word/PDF) | Teilweise – allgemeine Eigenbeleg-Felder; Bewirtungsangaben manuell ergänzen | Nein | Nein | Kostenlos | I. d. R. nein |
| sevdesk-Generator | Online-Generator (Web-Formular) | Teilweise – generische Felder; Bewirtungsangaben manuell ergänzen | Nein | Nein | Kostenlos | I. d. R. nein |
| quittungs-generator.de | Online-Generator (PDF) | Teilweise – allgemeiner Eigenbeleg; Bewirtungsangaben manuell ergänzen | Nein | Nein | Kostenlos | I. d. R. nein |
| rechnungen-muster.de | Muster + Online-Generator | Teilweise – allgemeiner Eigenbeleg; Bewirtungsangaben manuell ergänzen | Nein | Nein | Kostenlos | I. d. R. nein |
| Belegomat | Chat-Dienst (Telegram-Bot) | Ja – auf Bewirtungsfälle spezialisiert | Ja | Ja, im Dialog | Kostenlos (derzeit) | Kein Belegomat-Account; Telegram-Konto erforderlich |
Zur Einordnung: „Teilweise – manuell ergänzen“ heißt nicht, dass diese Angebote schlecht sind. Sie decken die allgemeinen Eigenbeleg-Felder (Empfänger, Datum, Betrag, Grund, Unterschrift) zuverlässig ab. Die besonderen Bewirtungs-Pflichtangaben – Anlass, Gastgeber, bewirtete Personen – sind dort aber meist nicht als eigene Felder vorgesehen und müssen selbst ergänzt werden. Genau hier entstehen in der Praxis die meisten Lücken.
Eine Download-Vorlage ist die richtige Wahl, wenn du ein leeres Formular willst, das du in Ruhe ausfüllst – etwa für ein Trinkgeld, einen Parkautomaten ohne Quittung oder einen kleinen Bareinkauf. Die Fälle sind einfach, die Pflichtangaben überschaubar, und ein Word- oder PDF-Dokument lässt sich problemlos ablegen und ausdrucken.
Lexware bietet solche kostenlosen Eigenbeleg- und Ersatzbeleg-Vorlagen zum Download an; auch BuchhaltungsButler und Candis stellen Vorlagen in ihren Blogs bereit. Für Bewirtungsfälle haben wir eine eigene kostenlose PDF-Vorlage mit allen sieben Pflichtangaben. Wer eine Vorlage diszipliniert und vollständig ausfüllt, erreicht damit dasselbe Ergebnis wie mit jedem Generator – nur eben von Hand.
Online-Generatoren wie der von sevdesk, quittungs-generator.de oder rechnungen-muster.de sind praktisch, wenn du regelmäßig allgemeine Eigenbelege erstellst und ein sauber formatiertes PDF willst, ohne selbst zu layouten. Du füllst ein Web-Formular aus, das Ergebnis sieht ordentlich aus, und es kostet nichts.
Fair ist auch der Hinweis: Der sevdesk-Generator ist Teil des sevdesk-Marketings für die eigene Buchhaltungssuite – das macht ihn nicht schlechter, erklärt aber, warum er kostenlos ist. Die Grenze aller Generatoren liegt woanders: Sie sind generisch gebaut. Die Bewirtungs-Pflichtangaben musst du selbst kennen und ergänzen, und die Daten des Originalbelegs tippst du komplett von Hand ab. Bei einem einfachen Eigenbeleg ist das egal; bei einem Restaurantbeleg mit vielen Positionen wird es mühsam und fehleranfällig.
Der Chat-Weg spielt seine Stärke in einem ganz bestimmten Fall aus: Der Beleg ist vorhanden, aber unvollständig. Typisch ist der Restaurantbeleg, auf dem Anlass und Teilnehmer fehlen – genau die Angaben, die das Finanzamt für den Bewirtungsabzug verlangt. Statt Datum, Betrag und Positionen in ein Formular abzutippen, schickst du ein Foto: Die Daten werden per OCR übernommen, und der Dialog fragt gezielt ab, was noch fehlt.
Diese geführte Vollständigkeits-Abfrage ist der eigentliche Unterschied zu Vorlage und Generator. Eine Vorlage merkt nicht, wenn du den Anlass vergisst – ein Dialog schon. Das Ergebnis ist ein Ersatz-Bewirtungsbeleg als PDF, der alle Pflichtangaben strukturiert enthält.
Ehrlicherweise hat der Chat-Weg auch klare Grenzen: Belegomat läuft ausschließlich über Telegram – wer Telegram nicht nutzt oder nicht nutzen will, ist hier falsch. Es ist ein Einzelfall-Werkzeug für Bewirtungsbelege, kein Spesen-Workflow und keine Buchhaltungssoftware. Und es ist ein junger Dienst ohne die langjährige Historie der etablierten Anbieter.
Egal, welches Werkzeug du wählst – drei Dinge kann keines davon leisten:
Ein Eigenbeleg bleibt eine dokumentierte Notlösung. Das beste Tool ist das, mit dem du sie vollständig und zeitnah erstellst.
Für einfache Fälle reicht eine kostenlose Vorlage, für regelmäßige allgemeine Eigenbelege ist ein Web-Generator bequem, und wenn ein unvollständiger Bewirtungsbeleg vorliegt, ist der Chat-Weg per Foto der schnellste. Alle hier verglichenen Optionen sind kostenlos – entscheidend ist nicht der Preis, sondern ob am Ende alle Pflichtangaben vollständig und plausibel dokumentiert sind.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Die steuerliche Anerkennung erfolgt im Einzelfall durch das zuständige Finanzamt.
Das hängt vom Fall ab. Für ein leeres Formular reicht eine Download-Vorlage (z. B. von Lexware). Für allgemeine Eigenbelege sind Web-Generatoren wie der von sevdesk oder quittungs-generator.de praktisch. Liegt ein unvollständiger Bewirtungsbeleg vor, ist ein Chat-Dienst wie Belegomat schneller, weil er die Daten aus dem Foto übernimmt.
Das Finanzamt prüft den Inhalt, nicht das Werkzeug. Ein Eigenbeleg wird anerkannt, wenn er vollständig, plausibel und betrieblich veranlasst ist – egal, ob er mit Word, einer Vorlage, einem Generator oder per Chat erstellt wurde. Kein Tool kann die Anerkennung garantieren.
Eine Vorlage ist ein leeres Formular, das du selbst ausfüllst. Belegomat liest die Daten aus einem Foto des Restaurantbelegs aus, fragt im Dialog die fehlenden Bewirtungs-Pflichtangaben ab und erstellt daraus ein PDF. Dafür ist Belegomat auf Bewirtungsfälle spezialisiert und läuft nur über Telegram.
Es gibt kein Belegomat-Konto und keine Registrierung. Du brauchst allerdings ein Telegram-Konto, denn der Dienst läuft ausschließlich als Telegram-Bot.
Nein. Aus einem Eigenbeleg lässt sich grundsätzlich keine Vorsteuer ziehen – unabhängig davon, mit welchem Tool er erstellt wurde. Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG erforderlich.
Schick ein Foto im Chat. Die Daten werden erfasst. Du erhältst deinen Ersatz-Bewirtungsbeleg als PDF.